Neue Hausverwaltung Checkliste: Wechsel leicht gemacht

Ein Wechsel der Hausverwaltung bedeutet für Eigentümer, WEGs, private Vermieter und Investoren in Schleswig-Holstein, besonders im Raum Lübeck und Ostholstein, meist deutlich mehr als nur das Ausfüllen von Formularen. Deshalb kann die Beauftragung einer neuen Hausverwaltung langfristig Einfluss auf den Erhalt des Immobilienwerts und das Miteinander in der Gemeinschaft nehmen. Neben den Kosten zählen oft klare Abläufe, verbindliche Zusagen, moderne digitale Werkzeuge und die persönliche Erreichbarkeit des Verwalters, insbesondere wenn schnelle Entscheidungen nötig sind.

Oft stehen Eigentümer vor der Aufgabe, den Verwaltungswechsel fristgerecht und vollständig zu organisieren. Werden Termine nicht eingehalten oder Unterlagen unvollständig übergeben, entstehen schnell höhere Kosten als gedacht. Deshalb bietet dieser Leitfaden eine praktische Checkliste mit rechtlichen und organisatorischen Punkten, speziell zugeschnitten auf die Region und mit Hinweisen, wie Sie die neue Hausverwaltung optimal einbinden.

Die Inhalte behandeln Kündigung, Beschlüsse, Übergabe, Kommunikation und Dokumentation. Außerdem wird gezeigt, wie digital strukturierte Prozesse den Alltag vereinfachen, beispielsweise durch schnelle Abstimmungen. Schließlich wird erklärt, welche Details häufig übersehen werden und wie man diese Probleme von Anfang an verhindert.

Kündigung der bisherigen Verwaltung und Wechsel zur neuen Hausverwaltung: Fristen und Formalitäten

Oft beginnt der Wechsel der Hausverwaltung mit der Kündigung des aktuellen Verwaltervertrags. Das klingt simpel, führt jedoch erfahrungsgemäß häufig zu Fehlern. Prüfen Sie zuerst genau, wie lange der Vertrag noch läuft und welche Kündigungsfristen gelten, denn solche Punkte werden leicht übersehen. Nach WEG-Gesetz kann die Abberufung zwar jederzeit beschlossen werden, jedoch gilt der Vertrag meist bis zum vereinbarten Enddatum weiter. Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen, und der Zugang sollte eindeutig nachweisbar sein. Deshalb ist ein Einschreiben mit Rückschein in der Praxis oft die sicherste Lösung.

In Schleswig-Holstein kommt es oft vor, dass Eigentümer Fristen nicht beachten. Deshalb ist es sinnvoll, frühzeitig aktiv zu werden. Ein Puffer von mehreren Monaten reduziert Stress und vermeidet unangenehme Überraschungen.

Ein genauer Blick in die Vertragsklauseln ist wichtig. Manche Verträge verlängern sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, einen Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht einzuschalten, um die Lage eindeutig zu klären. Die Formvorgaben sind klar: Schriftform mit Unterschrift des Bevollmächtigten und Versand per Einschreiben mit Rückschein.

Nur dem Verwalter zu kündigen, ist riskant. Oft ist es besser, zusätzlich den Verwaltungsbeirat und andere relevante Stellen zu informieren. Wer strukturiert und früh handelt, spart meist Zeit, Nerven und Ärger und kann den Wechsel zur neuen Hausverwaltung ohne Probleme gestalten.

Eigentümerversammlung und Beschlussfassung zur neuen Hausverwaltung

Ein Verwaltungswechsel wird meist im Rahmen einer Eigentümerversammlung entschieden, oft mit zwei Punkten in einem Schritt: der Abberufung des bisherigen Verwalters und der offiziellen Bestellung der neuen Hausverwaltung. Damit das ohne Probleme klappt, muss die Einladung gut vorbereitet sein und eine vollständige Tagesordnung enthalten. Fehlt ein wichtiger Punkt, kann der Beschluss schneller angefochten werden, als vielen klar ist.

In Lübeck und Ostholstein ist es üblich, vor der Versammlung mehrere Angebote einzuholen. So lassen sich Leistungen und Preise direkt vergleichen. Eigentümer reagieren häufig positiv, wenn sie genau sehen, welche Leistungen angeboten werden, wie die Kosten aufgebaut sind, welche digitalen Lösungen genutzt werden und ob verlässliche Referenzen vorliegen. Prospekte überzeugen selten, konkrete Beispiele dagegen oft.

Der Tagesordnungspunkt „Verwalterwechsel“ sollte in der Einladung eindeutig genannt sein. Vertragsentwürfe und genaue Leistungsbeschreibungen sollten vorab an alle Eigentümer gehen, damit sich jeder vorbereiten kann. Meist reicht zur Beschlussfassung eine einfache Mehrheit der anwesenden Stimmberechtigten, es sei denn, die Teilungserklärung schreibt strengere Regeln vor.

Oft ist es hilfreich, wenn die Kandidaten sich selbst vorstellen. So können Fragen direkt geklärt werden, was Vertrauen schafft. Wenn nicht alle Eigentümer anwesend sind, kann manchmal eine schriftliche Abstimmung im Nachgang erfolgen, sofern dies vorher klar geregelt ist.

Bei größeren WEGs helfen ein Arbeitskreis oder der Verwaltungsbeirat bei der Vorauswahl. Klare Kriterien und offene Kommunikation verhindern oft schon vorab unnötige Konflikte.

Übergabeprotokoll, Sicherheit für beide Seiten bei neuer Hausverwaltung

Ein klar geführtes Übergabeprotokoll ist in der Praxis oft die verlässlichste Absicherung für beide Seiten. Darin werden alle übergebenen Unterlagen, Schlüssel (inklusive oft vergessener Ersatzschlüssel), relevante Verträge und Abrechnungen dokumentiert. Wer so vorgeht, verringert deutlich die Gefahr späterer Missverständnisse oder Streitigkeiten.

Die Digitalisierung der Eigentümerversammlung wird ab 2026 den Verwaltungswechsel deutlich effizienter gestalten.

Besonders digitale Übergaben machen den Ablauf deutlich einfacher. Mit einem gut strukturierten Cloud-Speicher, jederzeit abrufbar und für alle Eigentümer zugänglich, lassen sich Dokumente sicher hinterlegen. Das sorgt für eine Offenheit, die in vielen Eigentümergemeinschaften sonst selten vorhanden ist.

Ein vollständiges Protokoll sollte immer auch Finanzunterlagen wie aktuelle Kontostände, Abrechnungen und offene Forderungen enthalten. Dazu gehören laufende Verträge mit Dienstleistern, Wartungs- und Prüfpläne, Versicherungsunterlagen, alle Schlüssel, technische Dokumentationen sowie Protokolle vergangener Eigentümerversammlungen. Zusätzlich ist ein kurzer Hinweis zum Zustand gemeinschaftlicher Anlagen sinnvoll.

Beide Parteien sollten unterschreiben, am besten mit Zeugen oder einem Mitglied des Verwaltungsbeirats. Danach empfiehlt sich die digitale Archivierung.

Kommunikation mit den Eigentümern über die neue Hausverwaltung

Wenn ein Wechsel der Verwaltung bevorsteht, ist es sinnvoll, die Eigentümer früh zu informieren. Empfehlenswert ist, gleich die Kontaktdaten der neuen Hausverwaltung mitzuschicken und kurz darzustellen, wie die Übergabe abläuft.

Ein Informationsschreiben sollte enthalten:

• Name und Kontaktdaten der neuen Hausverwaltung
• das genaue Datum des Wechsels
• mögliche Änderungen in der Erreichbarkeit
• klare Hinweise zur digitalen Plattform

Eine kurze Vorstellung mit Foto und Unternehmensprofil schafft oft Vertrauen. Möglich ist auch ein kleiner Empfang oder „Tag der offenen Tür“. Für Eigentümer, die digitale Angebote selten nutzen, sind ein Anruf oder ein Brief oft passender.

In größeren WEGs bewährt sich eine Mischung verschiedener Kanäle.

Digitale Übergabe, Vorteile moderner neuer Hausverwaltung

Ab 2026 ermöglicht die WEG-Reform komplett digitale Eigentümerversammlungen. Das spart Zeit und unnötigen Stress.

Digitale Werkzeuge bringen klare Vorteile:

• Kommunikation funktioniert schnell
• Abrechnungen bleiben transparent
• Dokumente werden sicher gespeichert
• Eigentümer können von überall zugreifen

In Lübeck nutzen viele Hausverwaltungen bereits eigene Apps. Darüber melden Eigentümer Schäden, sehen ihre Abrechnungen oder stimmen Termine ab.

Der digitale Übergabeprozess reduziert Fehler merklich. Folglich stellt eine klare Checkliste sicher, dass keine Unterlagen fehlen. Digitale Signaturen machen Verträge und Protokolle rechtssicher.

Auswahl der neuen Hausverwaltung

Günstige Angebote wirken oft verlockend. Dennoch steckt bei der Wahl mehr dahinter als nur der Preis.

Eine gute Hausverwaltung reagiert nicht nur, sondern meldet sich auch von sich aus. Prüfen Sie deshalb, ob genügend Kapazitäten vorhanden sind. Weitere Tipps finden Sie auch hier: Wie wählt man die richtige Hausverwaltung? und VDIV Deutschland.

Typische Fehler beim Verwaltungswechsel zur neuen Hausverwaltung

Häufige Probleme tauchen oft schon am Anfang auf:

• Fristen, die unbemerkt verstreichen
• Übergabeunterlagen, die unvollständig sind
• Versammlungen ohne gesicherte Beschlussfähigkeit
• Kommunikation, die nicht rechtzeitig alle Beteiligten erreicht

Ein Punkt, der leicht übersehen wird: Die neue Hausverwaltung wird selten genau geprüft, bevor der Vertrag unterschrieben ist.

Rechtliche Vorgaben und Zertifizierungen für neue Hausverwaltung

Seit 2024 können Eigentümer einen Verwalter als zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG einsetzen.

Die Zertifizierung beinhaltet eine Prüfung zu rechtlichen, technischen und kaufmännischen Themen. Für Eigentümer ist die Wahl einer zertifizierten neuen Hausverwaltung meist ein wirksamer Schritt.

Regionale Besonderheiten in Lübeck und Ostholstein für neue Hausverwaltung

Zwischen Lübecks historischer Altstadt und den Neubauten in Ostholstein entsteht eine Mischung, die für Verwaltungen anspruchsvoll ist.

Gute Kontakte zu Handwerkern und Dienstleistern sind in beiden Regionen ein Vorteil. Mehr zu Lübeck finden Sie auch auf luebeck.de.

Häufige Fragen zur neuen Hausverwaltung

Wie lange dauert ein Verwaltungswechsel zur neuen Hausverwaltung?

In der Regel dauert ein Verwaltungswechsel etwa drei bis sechs Monate. Deshalb sollten Eigentümer frühzeitig mit der Planung beginnen.

Muss der alte Verwalter alle Unterlagen zur neuen Hausverwaltung herausgeben?

Der alte Verwalter muss laut Gesetz alle relevanten Unterlagen sowie sämtliche Schlüssel übergeben. Folglich ist eine vollständige Übergabe entscheidend.

Sind digitale Eigentümerversammlungen mit neuer Hausverwaltung bereits erlaubt?

Ab 2026 sind sie bundesweit offiziell zulässig. Außerdem bieten sie Flexibilität.

Was kostet eine moderne neue Hausverwaltung in Lübeck?

In Lübeck liegen die monatlichen Kosten pro Einheit meist zwischen 27 und 40  Euro. Dennoch können Zusatzleistungen den Preis beeinflussen.

Kann ich den Verwalter auch ohne Versammlung zur neuen Hausverwaltung wechseln?

Ohne einen formellen Beschluss ist ein Wechsel normalerweise nicht möglich. Schließlich schützt dieser Prozess die Rechte aller Eigentümer.

Mit einer klaren Checkliste, guter Vorbereitung und enger Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat verläuft der Wechsel oft unkompliziert. Außerdem können digitale Werkzeuge Abläufe vereinfachen und den Überblick erleichtern.

Wer unsicher ist, sollte frühzeitig mit der Planung für den Wechsel beginnen und die neue Hausverwaltung schon früh einbinden.

Ein gut geplanter Wechsel kann die Betreuung verbessern und das Miteinander in der Eigentümergemeinschaft stärken.