Informationen zum Ablauf in 18 Schritten: Eine neue Hausverwaltung finden mit mehr Effizienz

Willkommen bei Wertkonzepte Immobilien & Hausverwaltung!

Mit einem klaren Fokus auf Schleswig-Holstein begrüßen wir Sie mit einem herzlichen „Moin“ beim Thema, wie Sie eine neue Hausverwaltung finden. Wir freuen uns, Sie durch die Schritte zu begleiten, die als Eigentümergemeinschaft notwendig sind, um einen reibungslosen und professionellen Verwalterwechsel zu gestalten. In diesem Informations-Papier erklären wir Ihnen, was zu beachten ist, wenn Sie sich auf die Suche nach einer neuen Hausverwaltung finden.

1. Wann beginnt die Suche, um eine neue Hausverwaltung finden?

Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung finden sollte idealerweise ein Jahr vor Ablauf des aktuellen Verwaltervertrags beginnen. Für Eigentümergemeinschaften, die neu gegründet wurden, gilt ein Zeitraum von drei Jahren. Laut dem WEMoG (§ 26 Abs. 3 Satz 1 i.V.m. Abs. 5 WEG) haben Sie zudem die Möglichkeit, den Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abzuberufen.

Besondere Situationen:Es gibt verschiedene Gründe, weshalb eine Eigentümergemeinschaft aktiv werden muss, wenn es darum geht, eine neue Hausverwaltung finden. Beispielsweise kann ein kurzfristiger Verwalterwechsel erforderlich sein, wenn die Leistungen des alten Verwalters nicht ausreichen. Oder es kann vorkommen, dass der vorherige Verwalter aufgrund von mangelnden Ressourcen nicht mehr in der Lage ist, seinen Aufgaben nachzukommen.

2. Erstinformationen sammeln, um eine neue Hausverwaltung finden

Nachdem Sie mit uns in Kontakt treten oder wir Sie als potenziellen Kunden ansprechen, erfolgt in der Regel ein erstes Telefongespräch. Zu Vorbereitung auf dieses Gespräch erhalten Sie einen Online-Fragebogen, der die ersten Fakten zu Ihrem Gebäude und den individuellen Aufgaben zusammenfasst.

Wichtige Informationen, die wir klären müssen:

• Bezeichnung, Anschrift und Größe der Eigentümergemeinschaft

• Termin des eventuellen Verwalterwechsels und der nächsten Eigentümerversammlung

• Besondere Bedürfnisse oder rechtliche Verfahren, die bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung finden berücksichtigt werden sollten

3. Besichtigung der Liegenschaft, um eine neue Hausverwaltung finden

Um Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot unterbreiten zu können, besichtigen wir Ihre Immobilie. Eine gründliche Begehung ist notwendig, um alle wichtigen Aspekte zu erfassen. Bei kleineren Wohnanlagen, die keine außergewöhnlichen Herausforderungen aufweisen, erfolgt die Besichtigung in der Regel innerhalb von zehn Tagen, nachdem die vollständigen Erstinformationen vorliegen.

Für größere Wohnanlagen (ab 10–12 Wohnungen) ist es von Vorteil, wenn uns eine Person vor Ort begleitet, die mit der Immobilie vertraut ist. Während der Besichtigung nehmen wir die Außenanlagen, technischen Einrichtungen und andere entscheidende Faktoren in Augenschein. Im Anschluss an die Besichtigung diskutieren wir offen Ihre Fragen, um klarzustellen, wie Sie eine neue Hausverwaltung finden, die Ihren Anforderungen gerecht wird.

4. Erstellung eines individuellen Angebots, um eine neue Hausverwaltung finden

Nach der Besichtigung und der Klärung aller Fragen werden wir Ihnen kurzfristig ein individuelles Angebot unterbreiten. Dieses Angebot umfasst:

• Eine detaillierte Beschreibung unseres Unternehmens und unserer Arbeitsweise

• Eine Verwalterauskunft mit wichtigen Eckdaten zur Verwaltung

• Den Verwaltervertrag, auf dessen Grundlage unser Angebot basiert

Unser Ziel ist es, eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihnen aufzubauen, damit Sie bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung finden auf unsere Unterstützung zählen können. Wir ermöglichen es Ihnen, uns im ersten Jahr kennenzulernen, und bieten Ihnen dann die Möglichkeit, eine Bestellung über drei bis fünf Jahre zu beantragen.

5. Rückmeldung und Vorbereitung der Eigentümerversammlung, um eine neue Hausverwaltung finden

Teilen Sie unser Angebot innerhalb der gesamten Eigentümergemeinschaft, um offene Fragen zu klären und Änderungswünsche zu besprechen. Die Auswahl zukünftiger Verwaltungen erfolgt anhand einer Auswertung, die den Eigentümern in der Eigentümerversammlung präsentiert wird. Eine aktive Beteiligung aller Mitglieder ist wichtig, um die passende neue Hausverwaltung finden zu können. Diese Checkliste kann helfen zur besseren Übersicht.

6. Einberufung und Vorstellung auf der Eigentümerversammlung, um eine neue Hausverwaltung finden

Im Vorfeld sollte geprüft werden, wie die Versammlung eingeladen wird und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um den bevorstehenden Verwalterwechsel durchzuführen.

Es gibt verschiedene Optionen:

1. Die Bestellung kann im Rahmen einer ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgen, die vom alten Verwalter vorbereitet wird.

2. Die Eigentümer können auch eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn der alte Verwalter eine ordentliche Versammlung ablehnt.

In § 24 Abs. 2 WEG ist geregelt, dass eine außerordentliche Eigentümerversammlung jederzeit einberufen werden kann, sofern mehr als 25 % der Wohnungseigentümer dies fordern. In der Eigentümerversammlung berichtet der Verwaltungsbeirat oder engagierte Eigentümer über die Ergebnisse der Suche nach einer neuen Hausverwaltung finden und fasst die vorliegenden Angebote zusammen.

7. Beschlussfassung zur Bestellung einer neuen Hausverwaltung finden

Die Wahl des neuen Verwalters erfolgt gemäß § 26 Abs. 1 WEG mit Stimmenmehrheit. Der Beschluss zur Bestellung einer neuen Hausverwaltung finden muss die Laufzeit, wichtige Konditionen und die korrekte Firmenbezeichnung enthalten.

Gerade bei kleinen Gemeinschaften ist es wichtig, dass die Bestellung mit deutlicher Mehrheit erfolgt. Ein erfahrener Verwalter wird darauf achten, dass eine solche Bestellung möglichst einstimmig erfolgt. So wird beispielsweise Wertkonzepte bei Gemeinschaften mit bis zu sechs Wohneinheiten nur tätig, wenn es keine Gegenstimme gibt.

8. Protokollierung der Eigentümerversammlung zur neuen Hausverwaltung finden

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist ein entscheidendes Dokument zur Bestätigung der Verwalterbestellung, das möglicherweise notariell beglaubigt werden muss. Die Kosten hierfür trägt in der Regel die Eigentümergemeinschaft.

9. Kontakt zur Vorverwaltung, um eine neue Hausverwaltung finden

Um einen reibungslosen Übergang zur neuen Hausverwaltung finden zu gewährleisten, benötigen wir von der Vorverwaltung verschiedene essentielle Unterlagen. Dazu gehören unter anderem die aktuelle Teilungserklärung, Eigentümerlisten und Wirtschaftspläne.

10. Übernahme oder Eröffnung eines Bankkontos für die neue Hausverwaltung finden

Nach Erhalt der benötigten Unterlagen beantragen wir die Eröffnung eines Bankkontos auf den Namen der Eigentümergemeinschaft. In einigen Fällen besteht auch die Möglichkeit, für bestehende Konten eine Vollmacht für die neue Hausverwaltung finden zu hinterlegen.

11. Anschreiben an die Eigentümer zur neuen Hausverwaltung finden

Sobald alle notwendigen Schritte eingerichtet sind, informieren wir alle Eigentümer über den Wechsel zur Hausverwaltung finden und stellen die entsprechenden Ansprechpartner vor. In diesem Anschreiben sind auch Details zur Nutzung unseres Kundenportals und unseres Vorgangsmanagements (facilioo) enthalten.

12. Abstimmung mit Versorgern und Dienstleistern zur neuen Hausverwaltung finden

Wir koordinieren mit der Vorverwaltung alle Partner der Eigentümergemeinschaft und informieren diese über den Wechsel zur neuen Hausverwaltung finden. Dies ist wichtig, um eine nahtlose Fortführung der Dienstleistungen sicherzustellen.

13. Übernahme der Gelder für die neue Hausverwaltung finden

Die Gemeinschaftsmittel, einschließlich der gebildeten Rücklagen, werden spätestens am letzten Bankarbeitstag der alten Verwaltung auf die neuen Konten der Eigentümergemeinschaft überwiesen.

14. Übergabe der Unterlagen an die neue Hausverwaltung finden

Ein Termin zur Übergabe aller relevanten Unterlagen der Gemeinschaft wird mit der Vorverwaltung vereinbart. Wir dokumentieren die Übergabe sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle Informationen transparent und nachvollziehbar sind.

15. Prüfung der Dienstleistungsverträge der neuen Hausverwaltung finden

Ein wichtiger Schritt nach der Übernahme ist die Prüfung der bestehenden Dienstleistungsverträge. Wir analysieren, ob es Optimierungspotenzial gibt, um Ihnen die besten Leistungen zu fairen Preisen anzubieten.

16. Übergabe der Buchhaltungsunterlagen zur neuen Hausverwaltung finden

Wir erhalten die Buchhaltungsunterlagen des vorherigen Verwaltungsjahres, um die Geldbestände zu prüfen und die Übernahme der finanziellen Verantwortung abzuschließen.

17. Informationen an den Verwaltungsbeirat zur neuen Hausverwaltung finden

Nach Sichtung aller notwendigen Unterlagen treffen wir uns bei Bedarf mit dem Beirat, um über wichtige Maßnahmen zu sprechen, die den Übergang zur neuen Hausverwaltung finden betreffen.

18. Vorbereitung der nächsten Eigentümerversammlung zur neuen Hausverwaltung finden

Wir erstellen den Entwurf für die erste Abrechnung und die Tagesordnung für die nächste Eigentümerversammlung. So gewährleisten wir einen stilvollen Start mit umfassenden Informationen für alle Eigentümer.

Wir von Wertkonzepte Immobilien & Hausverwaltung sind Ihr Partner, wenn es darum geht, eine neue Hausverwaltung finden zu können. Gemeinsam gestalten wir den Wechsel einfach, transparent und mit einem klaren Fokus auf Ihre Bedürfnisse – für ein vertrauensvolles Miteinander im echten Norden. Moin!

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